Онлайн заявка

Почему заказчики отклоняют заявки поставщиков и анализ документации на подводные камни

Найти выгодный тендер недостаточно для того, чтобы в нем победить и получить прибыль. Вы должны корректно подготовить заявку, чтобы вас допустили к участию. И здесь поставщики находятся не в самом лучшем положении: заказчики ставят одни и те же требования совсем по-разному. А одинаковыми словами в разных закупках они могут требовать указать абсолютно противоположные показатели.

На каких этапах тендера заявка участника может быть отклонена

Этап тендера

Электронный конкурсЭлектронный аукционЭлектронный запрос котировокЭлектронный запрос предложений
Подача заявки

(Оператор электронной площадки возвращает заявку)

ч. 11 ст. 54.4.ч. 11 ст. 66ч. 6 ст. 82.3ч. 13 чт. 83.1
После окончания срока подачи заявокч. 20 ст. 44 
Рассмотрения заявокч. 3 ст. 82.4ч. 18 ст. 83.1
Рассмотрение первых частей заявокч. 3 ст. 54.5ч. 4 ст. 67
Рассмотрение вторых частей заявокч. 4 ст. 54.7ч. 6 ст. 69

Заключение контракта

(отказ от заключения контракта или отстранение участника)

ч.9 ст. 31 участник закупки не соответствует требования указанным в ч. 1, 1.1, 2 и 2.1. ст. 31 ФЗ 44 или предоставил недостоверную информацию в отношении своего соответствия указанным требованиям

 

Подача заявок.

Вашу заявку могут отклонить еще на самом первом этапе тендера — на этапе подачи заявок. Причем сделает это не сам заказчик, а оператор торговой площадки.

Самая распространенная причина: ваша заявка не подписана электронной цифровой подписью.

Помимо этого, отклоняют заявку по следующим причинам:
1. Вы подали заявку после окончания даты и времени приема заявок — даже если опоздали на пару минут, потому что давно не проверяли точное время на своем компьютере.
2. До конца вашей аккредитации на площадке осталось меньше трех месяцев.
3. Вы пытаетесь подать еще одну: не важно — такую же или улучшенную заявку на участие в том же тендере.
В перечисленных случаях в интерфейсе электронной площадки вы увидите сообщение «Ваша заявка возвращена». Это еще не отклонение как таковое, но если вы не пройдете этот этап — в тендере участвовать не сможете.

Изучайте не только документацию, но и инструкцию по заполнению заявки

И еще один момент, связанный с оператором: по времени это произойдет уже после окончания срока подачи заявок. Оператор проверит через банк, достаточно ли денежных средств на спецсчете участника, чтобы обеспечить заявку на участие в электронном тендере. Если выяснится, что денег не хватает, вашу заявку вернут, и, так как срок подачи завершен, можете считать тендер проигранным.

Рассмотрение заявок.

На этом этапе два основания отклонения: заявка не соответствует закону, заявка не соответствует требованиям документации.

Два главных основания для отклонения заявок: несоответствие закону или требованиям документации заказчика. Но причины для такого несоответствия могут быть разными. Все они связаны либо с невнимательностью, либо с нежеланием изучать инструкции заказчика. Ведь если вы уже проводили поставку в пользу одного госзаказчика, это не значит, что другой заказчик вывесит точно такую же документацию на поставку того же товара или услуги. Каждый заказчик пишет документацию по-своему и один и тот же товар описывает по-разному.

Допустим, в заявке от участника требуется указать значение показателей товара. Например, габариты столешниц школьных парт могут потребовать указать в виде максимальной и минимальной величины, а могут — в точном размере и никаком ином. Посмотрите, какие варианты значений показателей может затребовать указать заказчик:
— в виде точного значения;
— указание диапазона значений (от и до);
— указание пограничных значений (max; min);
— установление запрета по определенным характеристикам (показателям).

Четвертый показатель — самый редкий в практике. Заказчик может запретить в документации определенный материал в обивке закупаемых кресел, например натуральной кожи. Это значит, что вся остальная обивка, войлок или экокожа разрешены. .

Ошибки при работе с ГОСТами и стандартами. Здесь речь идет в первую очередь о невнимательности — технические ошибки и опечатки. Если заказчик ссылается в своем техзадании на ГОСТ, поставщики должны указывать только те показатели, которые будут соответствовать этому ГОСТу.

Ошибки при работе с терминологией и единицами измерений по ГОСТам. Например, если в ГОСТе указали диапазон значений «гранулы в диаметре от 10 до 20 см», в заявке пишите также, если укажете «гранулы, диаметр 10–20 мм», вашу заявку отклонят как не соответствующую требованиям ГОСТа. Все понимают, что, по сути, вы предлагаете то же самое, но формальное основание для отклонения есть и контролеры сочтут действия заказчика правомерными.

Используйте терминологию, единицы измерения только те, что указаны в ГОСТе

Указание информации без учета основополагающих знаний. Может возникнуть ситуация довольно редкая, когда участник, желая соответствовать всем требованиям, просто указывает нужные требования, которые попадут в нужный диапазон. Участник не задумывается, сможет ли действительно физически изготовить или поставить нужный товар, ему, главное, соответствовать требованиям, а с товаром он будет разбираться, когда выиграет тендер.

Да, незнание основ и законов физики, математики или геометрии тоже может стать причиной отклонения.

Пример абсурдной заявки
Допустим, заказчику требуется треугольная столешница с прямым углом. В документации написано, что участники должны указать точные значения каждой стороны. При этом малая сторона должна быть не менее 3 м, большая сторона — не менее 5 м, сторона по диагонали — не менее 7 м. Участник в заявке указывает: малая сторона — 4 м, большая сторона — 6 м, сторона по диагонали — 8 м. Однако при таких катетах значение стороны по диагонали должно быть 7,21 м, но никак не 8. То есть участник предложил поставить столешницу физически невозможной формы и размеров.

Как распознать скрытые угрозы в документации и техзадании, на которых могут попасться поставщики при составлении заявок

Внимательно изучите документацию и проверьте, чтобы там не было:
— требований к составу массовой доли химических веществ, которые относятся непосредственно к сырью и напрямую не связаны с требованиями к данному товару и, как следствие, являются излишними;
— противоречивых требований при описании технических свойств товаров;
— введенных условных обозначений, например: «Краска тип 2», 17 «Уголок тип 1».

Например, в одной документации мы встретили такую фразу: «Максимальное значение предельного отклонения по диаметру в сторону увеличения — не менее 0,29 мм». Формулировка сильно запутана.

Всегда изучайте документацию полностью. Необходимые и важные характеристики могут быть не только в техзадании, но и в других разделах

Скрытые угрозы, которые заказчики намеренно или ненамеренно вкладывает в положения своей документации на тендер.

  1. Обобщение информации — ГОСТы свалены в кучу. Это бывает, когда из документации о закупке не следует, какая продукция каким ГОСТам должна соответствовать, что создает сложности в описании продукции и создает условия для злоупотреблений со стороны Заказчика.

Пример, как обозначены ссылки на ГОСТ
В соответствии с инструкцией по заполнению заявки участник должен учитывать требования следующих ГОСТов:
ГОСТ 16338–85, ГОСТ 16338–85, ГОСТ 31696–2012, ГОСТ 6465–76, ГОСТ 25644–96, ГОСТ 54562–2011, ГОСТ Р 52325–2005, ГОСТ 3134–78, ГОСТ 12.1.007–76, ГОСТ Р 52354–2005, ГОСТ 28815–96, ГОСТ 32478–2013, ГОСТ 28546–2002, ГОСТ 8267–93.

Часто так поступают при тендерах на продукты питания: сначала на одном листе перечисляют все необходимые товары, а на другом (и они не всегда идут подряд) сплошным текстом через запятую все номера ГОСТов без названия. Поставщику приходится тратить время, искать каждый ГОСТ в отдельности и определять, к какому именно продукту он относится. Однако стоит заметить, что контролеры в данном случае встанут на сторону едпоставщика, хотя формально закон он не нарушил.

  1. Фрагментация информации о характеристиках (условиях исполнения контракта) по различным разделам документации.Такие ситуации возникают, когда заказчик все значимые характеристики товара указал не в одном месте, например в техзадании, а разбросал по нескольким приложениям к документации: в начале, конце, середине. Формально опять же заказчик не нарушает закон, но крайне увеличивает трудозатраты поставщика на подготовку заявки.
  2.  Типологизация характеристик в отношении ТРУ. Сначала поставщик видит простую и понятную таблицу, где перечислены расходные материалы для оказания услуг по ремонту.  Вроде все понятно, но взгляд цепляется за нестандартную приписку: «тип 1», «тип 2», «тип 3» в каждой строке с наименованием.В другом документе поставщик находит требования к значениям показателей и читает, например, такою информацию:Требования к значениям показателей:
    Номер товара: Товар № 2. Наименование товара: Хомуты тип 1.
    Наименование показателя (характеристики) товара: назначение.
    Требование к значению показателя (характеристики) товара: должны быть для крепления, маркировки и бандажирования проводов и кабелей.
    Тип показателя (характеристики) товара: тип 4.
    Наименование показателя (характеристики) товара: Цвет нейлоновых хомутов.
    Требование к значению показателя (характеристики) товара: белый либо серый.
    Тип показателя (характеристики) товара: тип 4.

    А дальше есть еще одна инструкция:

    По четвертому типу в первой части заявки необходимо указать одно конкретное значение, в случае если в требовании к значению показателя установлены минимальное и максимальное значения в соответствии с пояснениями «Правила чтения слов и знаков», а также если в требованиях к значению показателя значения перечислены через «или», «либо», должно быть указано одно значение, а при использовании «и/или», «и/либо» допускается указать одно либо несколько значений, установленных заказчиком, в иных случаях установлены требования к показателям (характеристикам) товаров, значения которых не могут изменяться.

    Заказчик не вправе без обоснования устанавливать требования, отличные от показателей стандартов, которые установлены в ГОСТе, на который он ссылается.

    С точки зрения удобства — ужасно, но формально все в рамках закона. Такое доскональное исследование документации очень утомительно и велик риск, что-то пропустить. Но опять же такая «модульная» система документации законодательно не запрещена. Однако контролерам такое тоже не нравится, намечаются тенденции к стандартизации документации, которая должна быть понятна участникам тендеров без дополнительных разъяснений.

  3. Частичная конкретизация положений ГОСТа. Требований «вопреки» ГОСТу или установление взаимоисключающих требований. Еще одна скрытая угроза в документации — частичная конкретизация ГОСТа. Это когда заказчик использует не весь ГОСТ, а только ту часть, в которой заинтересован. Более того, здесь недобросовестные заказчики могут установить требования сверх ГОСТа.

Если вы встречаете в документации позицию, отличную от ГОСТа, или находите любую другую нестыковку, лучше всего направьте заказчику запрос на разъяснение документации. Это позволит вам еще на этапе подачи заявки решить все проблемы. Если вы подадите заявку — значит, вы автоматически соглашаетесь со всеми условиями заказчика, и потом отстаивать свои права будет уже поздно, а может быть, и невозможно в принципе.

Самая распространенная ошибка — подача «пустого согласия»
Заказчик в аукционной документации просит выполнить объем работ, указывая материалы, которые будут применены, и требования к ним (аукционная документация должна содержать технические требования к применяемым материалам). Подрядчик в своей заявке, а именно в первой части заявки, не указывает материалы, их конкретные показатели и торговые марки (при их наличии) вообще, а просто высказывает согласие на участие. Такого участника отклоняют. Однако скоро ситуация изменится. На форуме «Госзаказ. За честные закупки» представители ФОИВ обсуждали изменения в закон: все должно стать проще и быстрее. В частности, предлагают, по сути, отменить первые части заявок на участие в тендере и заменить их простым согласием выполнить работы на условиях, описанных в документации. Но эти поправки еще не вступили в силу.

ПОДЕЛИТЬСЯ
Онлайн заявка